V běžných kancelářích se stále zpracovává spousta papírů a dokumentů. Některé z nich musíme ze zákona archivovat i několik let. Zajistit přehled a pořádek v papírech není zrovna jednoduché. Naštěstí je k dispozici řada pomůcek, hlavně pořadačů, díky nimž je možné zachovat pořádek a přehled.

Chaos v kanceláři zkrotí desky a rychlovazače

Dokumenty, na nichž se průběžně ještě pracuje, by měly zůstat někde ve složce blízko psacího stolu. K tomu nejlépe slouží papírové desky a rychlovazače, které zároveň bývají většinou i levnější, nebo odolnější plastové fólie a rychlovazače, které papír ochrání před vlhkem. Značkové a plastové desky bývají dražší, hodí se k přenášení a převážení papírů ke klientovi mimo kancelář.

Pořadače jsou nejdůležitější pomůckou při archivaci

Nejvyužívanější pořadače do archivu jsou pákové pořadače. Vejde se do nich víc papírů, které jsou díky pákovému mechanismu lépe přístupné, pokud s nimi pracujeme častěji. Nejběžnější a taky nejlevnější jsou pořadače papírové (z kartonu potažené papírem). Výběr pořadačů je ale mnohem větší. Barevnější a odolnější jsou pákové pořadače plastové, vyrobené vlastně z kartonu potažené plastovou fólií, ty lepší zvenčí i zevnitř.

Další pomůcky pro archivaci

Vhodné obaly můžete pořídit i na jiná média, jako jsou fotografie, CD a DVD, vizitky a drobné předměty. Ty pak ukládáme do krabic a úložných boxů. Pro lepší orientaci je opatříme štítky a popíšeme.

Archivování dokumentů ukládá zákon

Některé dokumenty musejí být ukládány podle zákona č. 499 Sb. o archivnictví a spisové službě. Jsou to například účetní doklady, které musejí být archivovány 5 – 10 let (účetní uzávěrka, výroční zpráva, účetní doklady, inventurní soupisy atd.), daňové doklady se archivují 10 let, některé personální doklady až 30 let (mzdové listy, záznamy pro účely důchodového pojištění).